การลงชื่อในจดหมายภาษาอังกฤษ

วันก่อนผมไปช่วยตรวจอีเมลของรุ่นน้องคนหนึ่ง เขาเขียนติดต่อเรื่องสมัครเรียน สมมติชื่อว่า Suda Namdee ก็แล้วกันนะครับ  เขาเขียนชื่อตัวเองลงท้ายจดหมายอย่างนี้ ผมเห็นแล้วก็อุทานว่า เฮ้อ เขียนอย่างนี้ไม่เหมะสม  ผิดยังไงครับ

Sincerely,
Ms. Namdee

ก็ไม่ได้ผิดไวยกรณ์อะไร ผมเคยเขียนอธิบายไปทีหนึ่งแล้วว่า Mr, Ms, Mrs แล้วตามด้วยนามสกุลนี่ เป็นการให้เกียรติคนที่เราติดต่อด้วย ใช้สำหรับเวลายังไม่สนิทกันนัก หรือเวลาจะให้เด็กเรียกผู้ใหญ่ก็ได้ ถ้าเป็นภาษาไทยก็เทียบเท่ากับคำว่า คุณ นะครับ

ดังนั้น Mr, Ms, Mrs โดยทั่วไปใช้สำหรับเรียกคนอื่นนะครับ ไม่ใช้แนะนำตัวเอง อันนี้ก็ตรงกับภาษาไทยเราว่า ปกติเราไม่ยกย่องเรียกตัวเองว่าคุณ เช่น ถ้าเราไปพูดต่อหน้าคน หรือแนะนำตัว ก็ควรพูดว่า My name is (หรือ I am) Suda Namdee.  ไม่ต้องใช้ Ms เข้ามานำหน้า  ถ้าเป็นแบบกันเอง ๆ ก็เอาแต่ชื่อต้นก็ได้ เป็น Suda เฉย ๆ ก็ได้  เวลาลงท้ายจดหมายก็เช่นเดียวกัน ใช้ชื่อเต็ม Suda Namdee ไปเลย  ไม่ใช้ Ms Namdee หรือ Ms Suda Namdee  ถ้าเอาแบบกันเอง ๆ และเขารู้จักเราอยู่แล้ว ก็ใช้ Suda เฉย ๆ ก็ได้

ใครมีตำแหน่งนำหน้า เช่น คุณด็อกเตอร์ทั้งหลายก็เช่นเดียวกัน ไม่ควรใช้ลงชื่อว่า Dr Suda Namdee  หรือ Dr Namdee  ควรลงว่า

Suda Namdee, Ph.D.  ถ้าอยากจะอวดว่า เราจบปริญญาเอก

Suda Namdee, MD  ถ้าอยากจะบอกว่า เราเป็นหมอ  (MD = medical doctor)

ถ้าเป็นจดหมายธุรกิจ เราอยากจะบอกตำแหน่งเขา โดยมากก็ใช้อีกบรรทัดหนึ่ง เช่น

Suda Namdee
Director of Human Resources
ABC Company

เวลาเราเรียกคนอื่น หรือขึ้นต้นจดหมาย ถึงจะใช้คำว่าคุณ เป็น Ms หรือ Mr แล้วแต่เพศ

Dear Mr Namdee

หรือ

Dear Ms Suda Namdee

ปัญหาที่เกี่ยวข้องอย่างหนึ่ง ก็คือ ถ้าเราลงชื่อว่า  Suda Namdee แล้วคนรับเขาไม่รู้จักเรา และชื่อเราแปลก ๆ เขาก็ไม่รู้ว่าเป็นหญิง หรือ ชาย  และภาษาอังกฤษมันก็ดันใช้คำว่า “คุณ” ต่างกันระหว่างหญิงกับชาย (Ms / Mr)  แล้วเขาจะตอบเราได้อย่างไร

ถ้าเขามีตำแหน่งใหญ่โต ก็ใช้ชื่อตำแหน่งได้ ก็เป็นการหลีกเลี่ยงให้เป็นทางการโดยไม่ต้องระบุเพศ เช่น President, Chairman, Senator, Director (ถ้าตำแหน่งแค่ Manager ต่ำไปครับ ไม่ควรใช้) ถ้าเขาเป็นหมอ หรือจบปริญญาเอก ก็ใช้ Dr ได้  ถ้าไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ ก็เรียกชื่อต้นไปเลย คือ ใช้  Dear Suda  ถ้าจำเป็นต้องเป็นทางการหน่อย ก็ใช้ทั้งชื่อและนามสกุลได้ เป็น Dear Suda Namdee  อันนี้ก็พอใช้ได้ แต่ไม่เพราะ เท่ากับใส่ Ms หรือ Mr นำหน้า  บางทึผมก็ใช้วิธีโทรไปถามโทรไปถามคนอื่นที่รู้ครับ  เช่น ถ้ารู้ว่าทำงานที่ไหน เราก็โทรไปถามพนักงานต่อสายของบริษัทนั้นได้   เรื่องของธรรมเนียม บางทีก็มีเกร็ดทางเทคนิคนิดหน่อยอย่างนี้

สรุปว่า เวลาเรียกคนอื่น หรือขึ้นต้นจดหมายให้เป็นทางการหน่อย เราควรใช้คำนำหน้าเพื่อให้เกียรติเขา แต่เวลาแนะนำตัวเอง หรือลงชื่อท้ายจดหมาย เราไม่ควรใช้คำนำหน้าชื่อครับ